System MerSoft KS gwarantuje sprawne zarządzanie przepływem korespondencji oraz pozwala na monitorowanie pracy osób w poszczególnych działach firmy. Zapewnia zminimalizowanie papierowych dokumentów w obiegu i pozwala na uporządkowanie procesu przekazu informacji oraz dokumentacji, dzięki czemu każda sprawa realizowana jest w zaplanowany i usystematyzowany sposób.
Wspólna baza dokumentów umożliwia bieżącą kontrolę realizacji zadań oraz identyfikację osób zajmujących się daną sprawą. System upraszcza wyszukiwanie dokumentów i gwarantuje aktualność ich wersji, eliminując potrzebę ich powielania. Każda korespondencja w firmie, zarówno przychodząca, jak i wychodząca, może być dokładnie opisana i sprawnie obsłużona.
W dowolnym momencie możliwe jest sprawdzenie etapu zewidencjonowanej sprawy, np. od zapytania wysłanego przez klienta poprzez ofertę cenową, a kończąc na zamówieniu towaru. Każdy dokument obsługiwany przez Księgę Kancelaryjną jest odzwierciedleniem pism, a także wszelkiego rodzaju informacji, które są przekazywane w uporządkowany i sformalizowany sposób. Do wglądu w korespondencję utworzoną przez pracownika w module MerSoft podczas jego nieobecności jest uprawniona osoba posiadająca login i hasło dostępu.
Automatyczne zapisywanie plików w Księdze Kancelaryjnej daje możliwość korzystania zawsze z aktualnej wersji dokumentu. System nadawania uprawnień dostępu dla użytkowników jest gwarancją bezpieczeństwa i poufności informacji w przechowywanych dokumentach.
Bogata funkcjonalność programu MerSoft KS pozwala nie tylko na sprawne zarządzanie dokumentami, szybkie przygotowanie i wysłanie ofert do klientów, śledzenie historii korespondencji, ale również na zarządzanie pracą osób z poszczególnych działów firmy.
Wszystkie dane prezentowane są w czytelnej graficznej postaci. Moduł MerSoft KS pozwala śledzić efektywność pracy wybranych osób w założonych przedziałach czasowych, co zapewnia kierownictwu pełną kontrolę na poszczególnych etapach realizacji zadań. Dostęp do systemu przez Internet pozwala na zarządzanie dokumentami oraz korespondencją z dowolnego miejsca z dostępem do siec.
