Nie da się uciec od inwentaryzacji. Można jednak znacznie skrócić czas potrzebny do jej przeprowadzenia. Jak wykorzystać nowe technologie w rachunkowości, podpowiada Jacek Krywult – Prezes firmy PWSK, projektującej i wdrażającej rozwiązania informatyczne oparte na technologii RFID.
Do przeprowadzania inwentaryzacji zobowiązują przepisy i nie jest ona zwykle postrzegana jako przyjemny proces. Czy można to zmienić?
Jacek Krywult: Współczesne technologie, mimo że nie zlikwidują obowiązku rozliczania się z Urzędem Skarbowym, obowiązki, takie jak inwentaryzowanie środków trwałych, mogą znacznie uprościć. Wystarczy pomyśleć, ile czasu przeznacza się na szukanie i zliczanie środków trwałych tradycyjnymi metodami. Trzeba odnaleźć numer inwentarzowy, spisać go, a potem przepisać do arkusza. Wdrażając znakowanie majątku za pomocą technologii RFID oraz stosując zintegrowany z RFID program komputerowy można to zrobić dziesięć razy szybciej.
Skrót RFID nadal dla wielu brzmi obco. Z czym właściwie mamy do czynienia?
Wbrew pozorom za tą zagadkową nazwą stoi po prostu technologia oparta na łączności radiowej. Fale radiowe wykorzystywane są od niedawna do znakowania zwierząt, w oparciu o łączność radiową dokonujemy też płatności kartami magnetycznymi, robiąc codzienne zakupy. RFID (czyli Radio-Frequency Identyfication) to fale radiowe o ultrawysokiej częstotliwości mające szerokie zastosowanie do znakowania przedmiotów wszędzie tam, gdzie potrzebna jest dokładna i szybka ewidencja w jak najkrótszym czasie, czyli właśnie m.in. podczas inwentaryzacji.
Czyli praktycznie RFID można by wdrożyć w każdej firmie. Jednak, jako że ewidencjonowanie majątku jest obowiązkiem prowadzącego firmę nie od dziś, czym różni się ewidencja majątku z zastosowaniem RFID od tradycyjnych metod?
JK: Przede wszystkim oszczędza się czas. Żmudne liczenie sprzętu, jego lokalizacja, a podczas inwentaryzacji i wypełnianie arkuszy inwentaryzacyjnych czy nawet przepisywanie danych do Excela to nie godziny, a często dni spędzone na procesie, który mógłby zajmować 90% czasu mniej, jeśli zastosuje się znakowanie RFID. W połączeniu ze specjalistycznym, zintegrowanym z tą technologią oprogramowaniem i czytnikiem mobilnym ewidencja środków trwałych to już nie udręka, a czynność w pełni zautomatyzowana.
Od czego więc należy rozpocząć, chcąc wdrożyć rozwiązania RFID do ewidencji i inwentaryzacji w przedsiębiorstwie?
JK: Każde wdrożenie rozpoczyna się od analizy indywidualnych potrzeb firmy. Inaczej przebiega wdrożenie w firmie budowlanej, inne potrzeby ma przemysł, a jeszcze inne są wymagania placówek publicznych tupu urzędy czy ośrodki edukacyjne. Wspólne jest to, że tradycyjne znakowanie środków trwałych poprzez numery inwentarzowe czy kody kreskowe zastępuje się oznaczaniem majątku tagami i chipami RFID, które są znacznie bardziej trwałe i odporne na trudne warunki pracy, zabrudzenia czy ścieralność. Następnie wdraża się oprogramowanie kompatybilne zarówno z tagami RFID, jak z etykietami kodów kreskowych. Uzupełnieniem systemu jest kolektor danych – rodzaj przenośnego inwentaryzatora – czytnik mobilny umożliwiający szybkie skanowanie i zliczanie sprzętu bez potrzeby dokładnego nakierowywania w przypadku znaczników RFID. Wszystkie te elementy pozwalają przeprowadzać ewidencję i inwentaryzację w czasie tak krótkim, że niemożliwym przy używaniu tradycyjnych metod.
Poznaliśmy już zalety stosowania RFID. Czy istnieją wady?
JK: Jest pewne ograniczenie w stosowaniu technologii radiowej przy znakowaniu urządzeń metalowych, jednak i tu znaleziono rozwiązanie w postaci specjalnych chipów radiowych na metal. Coraz powszechniej stosowane do ewidencji w przemyśle, gdzie przecież podstawą są niejednokrotnie urządzenia metalowe, potwierdza tylko, że specjaliści i inżynierowie stale pracują nad udoskonalaniem potencjału technologii. Także służba zdrowia wykazuje coraz większe zainteresowanie znakowaniem sprzętu i ewidencją w technologii radiowej. Tam bowiem, gdzie potrzebne jest sprawne zarządzanie, RFID zaczyna być koniecznością.
Jacek Krywult – inżynier, projektant oprogramowania. Autor wielu specjalistycznych publikacji w magazynach branżowych, dotyczących systemów RFID, logistyki, magazynowania oraz gospodarki narzędziowej w przedsiębiorstwach. Jego autorski program Narzędziownia jest popularnym oprogramowaniem do ewidencji narzędzi, sprzętu, materiałów i towarów na polskim rynku. Program Szybka Inwentaryzacja w krótkim czasie również zdobył grono zwolenników. Ukończył Politechnikę Śląską w Gliwicach. Od dwudziestu lat jest właścicielem firmy PWSK – projektującej i wdrażającej specjalistyczne systemy identyfikacji oparte na RFID oraz kodach kreskowych w biznesie i administracji publicznej.
